L'archiviazione digitale dei documenti è un processo effettuato con le modalità previste dalla Deliberazione Cnipa n.11/2004 e finalizzato a rendere non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo, in tutta la sua integrità ed autenticità, un documento. E' sempre generato da documenti digitali, opportunamente differenziati per la loro tipologia d'origine (digitali, analogici unici e non unici). L'archiviazione digitale dei documenti infatti, è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento o chiavi di ricerca interne all'azienda, che consente una consultazione ed una condivisione sicura e veloce, ottimizzando in questo modo tutti i processi produttivi.
Mediante la digitalizzazione il documento cartaceo viene trasformato in un file: immagine / pdf o documento editabile. Può avere un formato immagine (TIFF compresso e non, TIFF multipagina, JPEG, BMP, PDF, PDF/A, PCX, RLE e altri) o quello di un file ricercabile ed elaborabile (WORD, EXCEL, OPENOFFICE, TXT, PDF o altri).
I files generati possono essere elaborati al fine di una eventuale attività di riconoscimento testo e indicizzati a piacere dal cliente/committente.
I files creati possono essere in ogni momento visualizzati, stampati, elaborati, inviati per posta elettronica o per fax, condivisi da più utenti sulla propria rete, inseriti in processi di workflow.
VANTAGGI:
I principali vantaggi nell'attuazione dell'archiviazione digitale sono:
a) Riduzione degli spazi dedicati all'archivio cartaceo;
b) Ottimizzazione nella ricerca dei documenti;
c) Ottimizzazione dei processi lavorativi riducendo i costi dovuti alla dispersione delle informazioni.
I SERVIZI:
Archiviazione ottica documentale;
Acquisizione fisica / Scansione documenti;
Conservazione sostitutiva;
Digitalizzazione in formato immagine, Acrobat;
Riconoscimento ottico dei caratteri;
Storage su media magnetico-ottici.
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